فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک نه‌تنها پاسخگویی به تماس‌های ورودی را تسهیل می‌کند، بلکه نظم ارتباطی و اعتبار برند شما را نیز ارتقاء می‌دهد. سیستم تلفن گویا (DISA یا Direct Inward System Access) در سانترال‌های پاناسونیک، امکانی‌ست که به تماس‌گیرندگان اجازه می‌دهد بدون نیاز به اپراتور انسانی، به‌صورت خودکار به داخلی مورد نظر متصل شوند یا از اطلاعات اولیه مانند ساعت کاری، آدرس یا مسیرهای تماس با بخش‌های مختلف مطلع شوند.
این قابلیت، مخصوصاً برای شرکت‌ها و دفاتر پر تماس، راهکاری حرفه‌ای و هوشمندانه محسوب می‌شود تا نه‌تنها بهره‌وری پرسنل را بالا ببرد، بلکه تجربه مخاطب را نیز بهبود دهد. سانترال‌های پاناسونیک در دو دسته کم‌ظرفیت و پرظرفیت عرضه می‌شوند. هرکدام از آن‌ها قابلیت فعال سازی تلفن گویا در سانترال پاناسونیک را دارند؛ اما روش فعال‌سازی و امکانات این ویژگی در مدل‌های مختلف، متفاوت است. اگر قصد دارید بدون صرف هزینه‌های اضافی برای نیروی پاسخگو، مدیریت تماس‌ها را حرفه‌ای و مدرن انجام دهید، تنظیم منشی تلفنی سانترال پاناسونیک در دستگاه سانترال شما، اولین قدم است.
در ادامه به بررسی انواع سانترال پاناسونیک و نحوه راه اندازی تلفن گویا در سانترال پاناسونیک در هرکدام می‌پردازیم.
تلفن گویا (DISA) چیست؟
تلفن گویا (Direct Inward System Access) یا همان منشی تلفنی اتوماتیک، سیستمی است که هنگام تماس با سازمان، پیغام صوتی پخش می‌کند و تماس‌گیرنده با فشردن کلیدهای مشخص می‌تواند مستقیم به داخلی یا بخش مورد نظر وصل شود.
این تکنولوژی باعث کاهش بار کاری اپراتورهای انسانی، کاهش زمان انتظار مشتریان و بهبود کیفیت خدمات ارتباطی می‌شود.
انواع سانترال پاناسونیک و تلفن گویا
یکی از مهم‌ترین نکاتی که هنگام فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک باید به آن توجه کرد، شناخت نوع دستگاه سانترال مورد استفاده است. سانترال‌های پاناسونیک بسته به ظرفیت و امکانات، به دو دسته‌ی اصلی کم‌ظرفیت و پرظرفیت تقسیم می‌شوند که هرکدام شرایط متفاوتی برای فعال‌سازی منوی دیزا (DISA) یا همان تلفن گویا دارند.
1. سانترال کم‌ظرفیت پاناسونیک (مانند KX-TES824)
سانترال‌های کم‌ظرفیت، گزینه‌ای ایده‌آل برای کسب‌وکارهای کوچک، دفاتر شخصی یا محیط‌هایی با تعداد تماس‌های محدود هستند. یکی از مدل‌های محبوب در این دسته، KX-TES824 است. این مدل به‌صورت پیش‌فرض تنها یک کانال DISA دارد، یعنی در هر لحظه تنها یک تماس می‌تواند از طریق تلفن گویا پاسخ داده شود. البته اگر نیاز به ظرفیت بیشتر باشد، امکان اضافه کردن کارت دیزا فراهم است؛ هر کارت، یک کانال اضافه می‌کند و می‌توان حداکثر دو کارت روی آن نصب کرد. در نتیجه، این دستگاه تا دو کانال دیزا را پشتیبانی می‌کند.
فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک که کم‌ظرفیت هستند، معمولاً از طریق گوشی مدیریتی (مثلاً KX-T7730) یا نرم‌افزار ویژه پاناسونیک انجام می‌شود و تنظیمات آن محدود اما کاربردی است.
2. سانترال پرظرفیت پاناسونیک (مانند سری KX-NS)
اگر در حال راه‌اندازی سیستم تلفن گویا برای یک شرکت بزرگ، مرکز تماس یا سازمان با ترافیک بالای تماس هستید، قطعاً به یک سانترال پرظرفیت پاناسونیک نیاز خواهید داشت. سری‌های حرفه‌ای مانند KX-NS500 یا مدل‌های بالاتر، امکان پشتیبانی از حداکثر 8 کانال DISA را دارند. این یعنی می‌توانند به‌صورت همزمان به 8 تماس از طریق تلفن گویا پاسخ دهند، بدون آن‌که تماس دیگری پشت خط بماند یا با بوق اشغال مواجه شود.
در سانترال‌های پرظرفیت، راه اندازی تلفن گویا در سانترال پاناسونیک از طریق نرم‌افزار پیشرفته‌ای به نام UPCMC (Unified Programming Console for Maintenance Configuration) انجام می‌شود. این نرم‌افزار امکان طراحی چندمنوی پیچیده، تعریف مسیرهای مختلف تماس، برنامه‌ریزی زمان‌بندی پاسخگویی (مثلاً ساعات اداری و غیراداری) و حتی ضبط پیام‌های اختصاصی را فراهم می‌کند.
آموزش راه اندازی تلفن گویا در سانترال پاناسونیک کم‌ظرفیت
برای فعال سازی تلفن گویا در سانترال پاناسونیک که کم ظرفیت هستند، مانند مدل KX-TES824، ابتدا باید مطمئن شوید که کارت DISA روی دستگاه نصب شده است. این کارت به‌صورت سخت‌افزاری روی برد اصلی سانترال قرار می‌گیرد و پس از نصب، قابلیت پاسخ‌دهی خودکار را به سیستم اضافه می‌کند.
اگر کارت دوم نیز نیاز باشد، باید به درگاه دوم متصل گردد. مراحل راه‌اندازی تلفن گویا در سانترال کم‌ظرفیت به‌صورت زیر است:
- دکمه PROGRAM را روی تلفن مدیریتی فشار دهید.
- کلیدهای * و سپس # را وارد کرده و رمز عبور را بزنید (معمولاً رمز پیش‌فرض 1234 است).
- کد 414 را وارد کنید و با استفاده از دکمه MUTE حالت دستگاه را از Normal به DISA OGM تغییر دهید. سپس یک شماره (مثلاً 1) به‌عنوان شماره پیام صوتی تعیین کنید.
- کد 500 را برای فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک وارد کرده و گزینه With AA را انتخاب نمایید.
- با کد 501، شماره داخلی هر بخش را به کلیدهای 0 تا 9 اختصاص دهید (مثلاً 1 برای فروش، 2 برای پشتیبانی و …).
- برای ضبط پیام صوتی، کد 91 را وارد کرده، گوشی را بردارید، عدد پیام صوتی (مثلاً 1) را وارد کرده و بعد از شنیدن بوق، پیام خوش‌آمدگویی خود را ضبط کنید. در انتها دکمه STORE را بزنید.
با این تنظیمات، هر تماس ورودی ابتدا پیام خوش‌آمدگویی را می‌شنود و سپس با انتخاب عدد مورد نظر، به داخلی مربوطه وصل می‌شود. این روش ساده و موثر، پاسخگویی سازمان شما را حرفه‌ای‌تر و هوشمندانه‌تر می‌کند.
فعال سازی تلفن گویا در سانترال پاناسونیک در سانترال‌های پرظرفیت پاناسونیک
در مدل‌های پیشرفته مانند KX-NS500 یا KX-NS700، که برای سازمان‌های بزرگ طراحی شده‌اند. فرایند فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک پیچیده‌تر اما بسیار قدرتمندتر است.
در این نوع سانترال‌ها، علاوه بر کارت DISA، باید از نرم‌افزار مدیریت سیستم به نام UPCMC برای تنظیمات استفاده شود. مراحل کلی راه‌اندازی تلفن گویا در سانترال پرظرفیت به شرح زیر است:
- اتصال دستگاه سانترال به کامپیوتر از طریق کابل USB یا
- اجرای نرم‌افزار UPCMC و ورود به تنظیمات سانترال.
- از منوی Slot بررسی و شناسایی کارت‌های نصب‌شده
- ورود به بخش DISA MESSAGE برای ضبط پیام‌ها. برای این کار باید یکی از تلفن‌های مدیریتی را در کلاس Manager تنظیم کرده و سپس با وارد کردن کد 361*، پیام‌های صوتی مورد نظر را ضبط کنید.
- در بخش 2-3-5 نرم‌افزار، هر عدد (0 تا 9) را به داخلی مشخصی متصل کنید. این کار باعث می‌شود کاربر پس از شنیدن پیام صوتی و فشردن عدد مربوطه، به بخش مورد نظر هدایت شود.
- در صورت نیاز می‌توانید سناریوهای مختلف برای زمان‌های کاری، غیرکاری و تعطیلات نیز تعریف نمایید.
مزیت مهم این نوع سانترال‌ها، پشتیبانی از چند منوی تلفن گویا برای تماس‌های ورودی مختلف (مثلاً خطوط VIP، تماس‌های خارج از ساعت کاری، تماس‌های شبانه‌روزی و غیره) است. همچنین امکان ضبط پیام‌های چندزبانه، تخصیص مسیر تماس بر اساس شماره تماس گیرنده (CID Routing) و حتی اتصال به سیستم‌های CRM نیز وجود دارد.
ضبط پیام تلفن گویا برای تنظیم منشی تلفنی سانترال پاناسونیک
ضبط پیام خوش‌آمدگویی یا راهنمای صوتی یکی از مراحل مهم در راه‌اندازی تلفن گویا است. این پیام‌ها باید کوتاه، گویا و حرفه‌ای باشند. در سانترال‌های کم‌ظرفیت، ضبط پیام مستقیماً از طریق گوشی مدیریتی انجام می‌شود؛ اما در سانترال‌های پرظرفیت، این کار به‌وسیله کد 361* و از طریق تلفنی با سطح دسترسی Manager صورت می‌گیرد.
حتماً قبل از تنظیم منشی تلفنی سانترال پاناسونیک و ضبط، سناریوی صوتی را روی کاغذ بنویسید و بارها تمرین کنید تا پیامی بدون تپق، رسمی و واضح داشته باشید. مثال:
“با سلام، به شرکت فناوری آینده خوش آمدید. لطفاً برای ارتباط با واحد فروش عدد 1، پشتیبانی عدد 2 و امور مالی عدد 3 را شماره‌گیری فرمایید.”
غیر فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک یا حذف پیام‌ها
در برخی مواقع، ممکن است بخواهید سیستم تلفن گویا را موقتاً غیرفعال یا پیام صوتی قبلی را حذف کنید. برای این کار:
- وارد حالت برنامه‌ریزی شوید (PROGRAM + *# + رمز).
- کد 414 را وارد کرده و با زدن SP-PHONE، حالت DISA را غیرفعال کنید یا به حالت Normal بازگردانید.
- برای حذف پیام صوتی، به‌جای ضبط پیام جدید، از گزینه DELETE یا پاک کردن عدد پیام استفاده نمایید.
- اگر نیاز به حذف DISA برای همه خطوط دارید، از کلید ستاره ( * ) هنگام انتخاب خطوط استفاده کنید.
تنظیمات غیر فعال کردن تلفن گویا در سانترال پاناسونیک ممکن است بسته به مدل سانترال متفاوت باشد؛ درنتیجه توصیه می‌شود همیشه به دفترچه راهنما یا تکنسین‌های متخصص مراجعه نمایید.
